Цифровізація документообігу у трудових відносинах: баланс інтересів

Анотація

У статті досліджується специфіка цифровізації трудових відносин в Україні, з акцентом на правові та організаційні засади використання електронного документообігу між працівниками, роботодавцями та державними органами. Визначаються поняття «цифровізація» та «оцифрування», де цифровізація трактується як застосування цифрових технологій для модернізації процесів і підвищення ефективності управління, тоді як оцифрування розуміється як технічна процедура переведення інформації у цифрову форму. Аналізуються зміни в організації трудових процесів, що виникають у зв’язку із застосуванням цифрових технологій, та їхній вплив на взаємодію роботодавця, працівника і держави. Особлива увага приділяється можливостям електронного документообігу, зокрема укладенню трудових договорів у цифровій формі з використанням кваліфікованого електронного підпису, що надає документам таку ж правову силу, як і паперовим. Досліджується нормативно-правове регулювання електронного обліку трудової діяльності, зокрема функціонування реєстру застрахованих осіб та електронної трудової книжки, що дозволяє працівникам перевіряти свій страховий стаж та автоматично оформлювати пенсійні виплати. Висвітлюються особливості застосування кваліфікованого електронного підпису та альтернативних способів обміну документами, а також визначається необхідність підтвердження факту отримання електронних документів для уникнення спорів. Проводиться аналіз судової практики щодо підтвердження факту отримання електронних документів, що свідчить про необхідність встановлення сторонами чіткого механізму обміну та підтвердження їх одержання. Досліджується можливість проведення процедури розірвання трудового договору дистанційно із використанням електронного підпису. Визначаються переваги цифровізації для всіх учасників трудових відносин: для роботодавців – оптимізація обробки та зберігання кадрових документів, спрощення взаємодії з контролюючими органами та підвищення продуктивності; для працівників – швидкий та безпечний обмін документами, дистанційне підписання договорів, доступ до інформації у будь-який час; для держави – автоматизація контролю за дотриманням трудового законодавства та інтеграція інформаційних систем. Підкреслюється актуальність комплексного впровадження електронного документообігу як сучасного механізму, що забезпечує гнучкість, ефективність і прозорість трудових відносин у цифрову епоху.